Pivot Table คืออะไร ทำไมต้องเรียนรู้?
ถ้าเคยเปิด Google Sheet แล้วเจอข้อมูลหลายร้อยหลายพันแถว แล้วไม่รู้จะเริ่มวิเคราะห์ยังไง Pivot Table คือคำตอบ มันคือเครื่องมือที่ช่วยสรุปข้อมูลจำนวนมาก ให้กลายเป็นตารางที่อ่านง่ายและเข้าใจได้ทันที โดยไม่ต้องเขียนสูตรซับซ้อนแม้แต่บรรทัดเดียว
ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของธุรกิจที่ต้องการดูยอดขายรายเดือน พนักงานบัญชีที่ต้องวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายตามแผนก หรือนักการตลาดที่ต้องเปรียบเทียบยอดขายตามภูมิภาค Pivot Table ใน Google Sheet จะช่วยให้ทำงานเหล่านี้ได้ภายในไม่กี่นาที
สิ่งที่จะได้จากบทความนี้
- สร้าง Pivot Table ใน Google Sheet ได้ด้วยตัวเอง ตั้งแต่ขั้นตอนแรก
- ตัวอย่างธุรกิจจริง 3 กรณี: สรุปยอดขาย, วิเคราะห์ค่าใช้จ่าย, เปรียบเทียบข้อมูลหลายมิติ
- เทคนิค Filter, Sort, Calculated Fields และสร้าง Chart จาก Pivot Table
- เคล็ดลับที่ทำให้ใช้งาน Pivot Table ได้อย่างมืออาชีพ
เนื้อหาในบทความ
สร้าง Pivot Table ครั้งแรกใน Google Sheet
ก่อนสร้าง Pivot Table สิ่งสำคัญที่สุดคือข้อมูลต้นฉบับต้องมีโครงสร้างที่ดี แต่ละคอลัมน์ต้องมี Header (หัวข้อ) ชัดเจน ไม่มีแถวว่าง และข้อมูลแต่ละแถวต้องเป็นรายการเดียว
ตัวอย่างข้อมูลที่พร้อมสร้าง Pivot Table
| วันที่ | พนักงานขาย | สินค้า | ภูมิภาค | จำนวน | ยอดขาย (บาท) |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/01/2024 | สมชาย | สินค้า A | กรุงเทพ | 10 | 15,000 |
| 01/01/2024 | สมหญิง | สินค้า B | เชียงใหม่ | 5 | 12,500 |
| 02/01/2024 | สมชาย | สินค้า C | ภาคใต้ | 8 | 24,000 |
| 03/01/2024 | สมหญิง | สินค้า A | ภาคอีสาน | 15 | 22,500 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
ขั้นตอนสร้าง Pivot Table
เลือกข้อมูลทั้งหมด
คลิกที่เซลล์แรกของข้อมูล (A1) แล้วกด Ctrl+Shift+End เพื่อเลือกข้อมูลทั้งหมดรวม Header หรือจะพิมพ์ช่วงเซลล์เอง เช่น A1:F500 ก็ได้
เปิดเมนู Insert > Pivot table
ไปที่แถบเมนูด้านบน คลิก Insert แล้วเลือก Pivot tableจะมีหน้าต่างให้ตั้งค่าก่อนสร้าง
เลือกตำแหน่งที่จะสร้าง
แนะนำให้เลือก New sheet (สร้างในชีตใหม่) เพื่อไม่ให้ข้อมูลต้นฉบับถูกรบกวน แล้วกดปุ่ม Create
ตั้งค่า Rows, Columns, Values, Filters
Google Sheet จะเปิดชีตใหม่พร้อม Pivot Table Editor ทางขวามือ ให้คลิก Add ในแต่ละส่วนเพื่อเลือกฟิลด์ที่ต้องการ
ส่วนประกอบ 4 ส่วนของ Pivot Table
Rows (แถว)
ฟิลด์ที่ใช้จัดกลุ่มข้อมูลในแนวตั้ง เช่น ชื่อสินค้า, ชื่อแผนก
Columns (คอลัมน์)
ฟิลด์ที่ใช้จัดกลุ่มในแนวนอน เช่น เดือน, ภูมิภาค
Values (ค่า)
ฟิลด์ตัวเลขที่ต้องการคำนวณ เช่น SUM ยอดขาย, AVERAGE ราคา
Filters (ตัวกรอง)
ฟิลด์ที่ใช้กรองข้อมูลก่อนแสดงผล เช่น เฉพาะปี 2024
ตัวอย่าง 1: สรุปยอดขายรายเดือน
สมมติว่าเรามีข้อมูลการขายทั้งปี และต้องการสรุปยอดขายแต่ละเดือนว่าเป็นเท่าไหร่ แทนที่จะนั่งกรองข้อมูลทีละเดือนแล้วใช้ SUM Pivot Table ทำได้ในไม่กี่คลิก
วิธีตั้งค่า
Rows: เลือก "วันที่"
คลิก Add ที่ Rows แล้วเลือกฟิลด์ "วันที่" Google Sheet จะจัดกลุ่มวันที่เป็นเดือนให้อัตโนมัติ (ถ้าไม่จัดให้ ให้คลิกขวาที่วันที่แล้วเลือก Create pivot date group > Month)
Values: เลือก "ยอดขาย" แล้วตั้งเป็น SUM
คลิก Add ที่ Values เลือก "ยอดขาย (บาท)" แล้วตรวจสอบว่าการคำนวณเป็น SUM (ผลรวม)
ผลลัพธ์ที่ได้
| เดือน | SUM ยอดขาย (บาท) |
|---|---|
| มกราคม | 185,000 |
| กุมภาพันธ์ | 210,000 |
| มีนาคม | 245,000 |
| เมษายน | 178,000 |
| ... | ... |
| Grand Total | 2,456,000 |
เคล็ดลับ
ถ้าต้องการดูจำนวนรายการขายแต่ละเดือนด้วย ให้เพิ่ม Values อีกตัว โดยเลือกฟิลด์เดิมแต่เปลี่ยนการคำนวณเป็น COUNTA (นับจำนวน) จะได้เห็นทั้งยอดเงินรวมและจำนวนครั้งที่ขายในเดือนนั้น
ตัวอย่าง 2: วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายตามแผนก
สมมติว่าเราเป็นฝ่ายบัญชีของบริษัท มีข้อมูลค่าใช้จ่ายของทุกแผนกตลอดทั้งปี และต้องการรู้ว่าแผนกไหนใช้งบเท่าไหร่ ใช้จ่ายในหมวดอะไรมากที่สุด
ข้อมูลต้นฉบับ
| วันที่ | แผนก | หมวดค่าใช้จ่าย | รายละเอียด | จำนวนเงิน (บาท) |
|---|---|---|---|---|
| 05/01/2024 | การตลาด | โฆษณา | Facebook Ads | 25,000 |
| 07/01/2024 | IT | ซอฟต์แวร์ | ค่า License รายปี | 45,000 |
| 10/01/2024 | บุคคล | อบรม | คอร์สพัฒนาทักษะ | 18,000 |
| 15/01/2024 | การตลาด | อีเวนต์ | บูธงานแสดงสินค้า | 35,000 |
วิธีตั้งค่า Pivot Table
มุมมองที่ 1: ค่าใช้จ่ายรวมแต่ละแผนก
- Rows: แผนก
- Values: SUM ของ จำนวนเงิน
มุมมองที่ 2: แยกตามหมวดค่าใช้จ่าย
- Rows: แผนก
- Columns: หมวดค่าใช้จ่าย
- Values: SUM ของ จำนวนเงิน
ผลลัพธ์: ค่าใช้จ่ายแต่ละแผนก แยกตามหมวด
| แผนก | โฆษณา | ซอฟต์แวร์ | อบรม | อีเวนต์ | Grand Total |
|---|---|---|---|---|---|
| การตลาด | 150,000 | - | 12,000 | 85,000 | 247,000 |
| IT | - | 180,000 | 35,000 | - | 215,000 |
| บุคคล | - | 15,000 | 95,000 | 20,000 | 130,000 |
| Grand Total | 150,000 | 195,000 | 142,000 | 105,000 | 592,000 |
อ่านผลลัพธ์อย่างไร
จากตารางจะเห็นว่าแผนกการตลาดใช้งบมากที่สุด (247,000 บาท) โดยส่วนใหญ่เป็นค่าโฆษณา ส่วนแผนก IT ใช้จ่ายในหมวดซอฟต์แวร์มากที่สุด ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจจัดสรรงบประมาณได้ถูกต้อง
ตัวอย่าง 3: เปรียบเทียบยอดขายตามสินค้า x ภูมิภาค
นี่คือพลังที่แท้จริงของ Pivot Table ใน Google Sheet เวลาที่ต้องการเปรียบเทียบข้อมูล 2 มิติพร้อมกัน เช่น สินค้าแต่ละตัวขายได้เท่าไหร่ในแต่ละภูมิภาค ซึ่งถ้าใช้สูตร SUMIFS ต้องเขียนหลายสิบสูตร แต่ Pivot Table ทำให้เสร็จในคลิกเดียว
วิธีตั้งค่า
Rows: เลือก "สินค้า"
สินค้าแต่ละตัวจะแสดงเป็นแถวในแนวตั้ง
Columns: เลือก "ภูมิภาค"
ภูมิภาคแต่ละที่จะแสดงเป็นคอลัมน์ในแนวนอน
Values: เลือก "ยอดขาย" ตั้งเป็น SUM
จุดตัดระหว่างสินค้าและภูมิภาคจะแสดงยอดขายรวม
ผลลัพธ์: ตาราง Cross-tab
| สินค้า | กรุงเทพ | เชียงใหม่ | ภาคอีสาน | ภาคใต้ | Grand Total |
|---|---|---|---|---|---|
| สินค้า A | 320,000 | 185,000 | 210,000 | 145,000 | 860,000 |
| สินค้า B | 250,000 | 120,000 | 180,000 | 95,000 | 645,000 |
| สินค้า C | 180,000 | 95,000 | 150,000 | 210,000 | 635,000 |
| Grand Total | 750,000 | 400,000 | 540,000 | 450,000 | 2,140,000 |
วิเคราะห์ข้อมูลจากตาราง
- สินค้า A ขายดีที่สุดในทุกภูมิภาค โดยเฉพาะกรุงเทพ (320,000 บาท)
- กรุงเทพ เป็นภูมิภาคที่มียอดขายรวมสูงที่สุด (750,000 บาท)
- สินค้า C ในภาคใต้มียอดขายดีกว่าภูมิภาคอื่น ซึ่งอาจเป็นโอกาสในการทำโปรโมชัน
Filter และ Sort ข้อมูลใน Pivot Table
เมื่อ Pivot Table ของเรามีข้อมูลจำนวนมาก การใช้ Filter และ Sort จะช่วยให้เห็นข้อมูลที่ต้องการได้เร็วขึ้น Google Sheet มีเครื่องมือ Filter ที่ใช้งานง่ายมาก
การใช้ Filter
เพิ่ม Filter ใน Pivot Table Editor
คลิก Add ที่ส่วน Filters แล้วเลือกฟิลด์ที่ต้องการกรอง
เลือกค่าที่ต้องการแสดง
คลิกที่ dropdown ของ Filter แล้วติ๊กเลือกเฉพาะค่าที่ต้องการ
Pivot Table จะอัปเดตทันที
ตารางจะแสดงเฉพาะข้อมูลที่ผ่านเงื่อนไข Filter
การ Sort ข้อมูล
Sort Ascending (น้อยไปมาก)
ใน Rows คลิก Order แล้วเลือก Ascending เหมาะสำหรับเรียงตามตัวอักษร หรือวันที่
Sort Descending (มากไปน้อย)
เลือก Descending เหมาะสำหรับดูว่าสินค้าไหนขายดีที่สุด หรือแผนกไหนใช้จ่ายมากที่สุด
Sort by Values
เลือก Sort by > SUM of ยอดขาย เพื่อเรียงตามยอดขายแทนที่จะเรียงตามชื่อ
ตัวอย่างการใช้งานจริง
สมมติเรามีข้อมูลขาย 12 เดือน ต้องการดูเฉพาะ Q1 (ม.ค.-มี.ค.) ให้เพิ่ม Filter เลือกฟิลด์ "วันที่" แล้วกรองเฉพาะ 3 เดือนแรก Pivot Table จะสรุปให้เฉพาะข้อมูลไตรมาสที่ 1 ทันที
Calculated Fields - สูตรคำนวณเพิ่มเติมใน Pivot Table
Google Sheet รองรับการเพิ่มสูตรคำนวณใน Pivot Table ผ่าน Calculated Fields ช่วยให้เราสร้างฟิลด์ใหม่จากการคำนวณฟิลด์ที่มีอยู่โดยไม่ต้องแก้ข้อมูลต้นฉบับ
วิธีเพิ่ม Calculated Field
ใน Pivot Table Editor คลิก Add ที่ส่วน Values
เลือก Calculated Field จากรายการ
พิมพ์สูตรที่ต้องการ โดยใช้ชื่อฟิลด์เป็นตัวแปร
ตัวอย่างสูตร Calculated Field
คำนวณกำไร
สร้างฟิลด์ใหม่ที่แสดงกำไรจากยอดขายหักต้นทุน
คำนวณ Margin %
แสดง Profit Margin เป็นเปอร์เซ็นต์ เพื่อดูว่าสินค้าไหนกำไรดีที่สุด
คำนวณราคาเฉลี่ยต่อชิ้น
คำนวณราคาขายเฉลี่ยต่อหน่วย เพื่อเปรียบเทียบระหว่างสินค้า
ข้อควรระวัง
Calculated Field ใน Google Sheet Pivot Table ใช้ชื่อคอลัมน์ (Header) ของข้อมูลต้นฉบับเป็นตัวอ้างอิง ดังนั้น Header ต้องตั้งชื่อชัดเจน ไม่ซ้ำกัน และไม่มีช่องว่างนำหน้า-ตามหลัง ถ้าชื่อ Header มีช่องว่าง ให้ครอบด้วยเครื่องหมาย ' (single quote)
สร้าง Chart จาก Pivot Table ใน Google Sheet
ตัวเลขในตารางบางทีดูแล้วไม่เห็นภาพ การสร้าง Chart (กราฟ) จาก Pivot Table จะช่วยให้เห็นแนวโน้มและเปรียบเทียบข้อมูลได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะเมื่อต้องนำเสนอให้ผู้บริหารหรือทีมงาน
วิธีสร้าง Chart จาก Pivot Table
เลือกข้อมูลใน Pivot Table
คลิกและลากเพื่อเลือกข้อมูลที่ต้องการสร้างกราฟ (รวม Header ของ Row และ Column)
ไปที่ Insert > Chart
Google Sheet จะสร้างกราฟให้อัตโนมัติ และเปิด Chart Editor ให้ปรับแต่ง
เลือกประเภทกราฟที่เหมาะสม
ใน Chart Editor > Setup > Chart type เลือกกราฟที่เหมาะกับข้อมูล
กราฟที่เหมาะกับแต่ละข้อมูล
- Column Chart: เปรียบเทียบยอดขายแต่ละเดือนหรือแต่ละสินค้า
- Pie Chart: แสดงสัดส่วนค่าใช้จ่ายแต่ละหมวด
- Line Chart: แสดงแนวโน้มยอดขายรายเดือน
- Bar Chart: เปรียบเทียบข้อมูลที่มีชื่อยาว เช่น ชื่อแผนก
เคล็ดลับสร้างกราฟให้สวย
- ใส่ชื่อกราฟ (Chart title) ให้ชัดเจน
- ใส่ Data Labels เพื่อแสดงตัวเลขบนกราฟ
- ใช้สีไม่เกิน 5-6 สี เพื่อความอ่านง่าย
- ไม่ใช้ 3D Chart เพราะบิดเบือนสัดส่วน
กราฟอัปเดตอัตโนมัติ
พอเราเปลี่ยนการตั้งค่า Pivot Table (เช่น เพิ่ม Filter หรือเปลี่ยน Rows) กราฟที่สร้างจาก Pivot Table จะอัปเดตตามอัตโนมัติ ไม่ต้องสร้างกราฟใหม่ทุกครั้งที่เปลี่ยนมุมมองข้อมูล
เคล็ดลับการใช้ Pivot Table ใน Google Sheet
เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้ใช้ Pivot Table ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นมือใหม่หรือผู้ใช้งานที่มีประสบการณ์แล้ว
เตรียมข้อมูลให้ดีก่อนสร้าง Pivot Table
ข้อมูลต้นฉบับต้องมี Header ครบทุกคอลัมน์ ไม่มีแถวว่าง ไม่มี Merged Cells และข้อมูลแต่ละคอลัมน์ต้องเป็นประเภทเดียวกัน (เช่น คอลัมน์ตัวเลขห้ามมีข้อความปน)
ใช้ Named Range สำหรับข้อมูลที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ
ถ้าข้อมูลของเราเพิ่มขึ้นทุกวัน (เช่น ข้อมูลขายรายวัน) ให้ตั้ง Named Range แทนการระบุช่วงเซลล์ตายตัว เพื่อให้ Pivot Table ดึงข้อมูลใหม่ได้อัตโนมัติ
สร้าง Pivot Table หลายตัวจากข้อมูลเดียวกัน
ไม่จำเป็นต้องมี Pivot Table เดียว เราสามารถสร้างหลายตัวจากข้อมูลชุดเดียวกัน เช่น ตัวแรกสรุปรายเดือน ตัวที่สองสรุปตามสินค้า ตัวที่สามสรุปตามพนักงาน
ใช้ Show as % of Grand Total
ใน Values คลิก "Show as" แล้วเลือก "% of grand total" เพื่อแสดงสัดส่วนเปอร์เซ็นต์แทนตัวเลขดิบ ช่วยให้เปรียบเทียบได้ง่ายขึ้น
Refresh ข้อมูลหลังเพิ่มข้อมูลใหม่
ถ้าเพิ่มข้อมูลใหม่ในชีตต้นฉบับแล้ว Pivot Table ไม่อัปเดต ให้ไปที่ Pivot Table แล้วคลิกขวา เลือก "Refresh" หรือตรวจสอบว่า Data Range ครอบคลุมข้อมูลใหม่หรือไม่
จัดรูปแบบตัวเลขให้อ่านง่าย
ตัวเลขใน Pivot Table จะแสดงแบบดิบ (เช่น 1500000) ให้เลือกเซลล์ตัวเลขแล้ว Format > Number > เลือก "Number" เพื่อใส่ comma (1,500,000) หรือเลือก "Currency" เพื่อใส่สัญลักษณ์บาท
พร้อมวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Pivot Table แล้วหรือยัง?
ดาวน์โหลดเทมเพลต Google Sheet พร้อมข้อมูลตัวอย่างเพื่อฝึกสร้าง Pivot Table ด้วยตัวเอง
คำถามที่พบบ่อย
Pivot Table ใน Google Sheet คืออะไร?
Pivot Table คือเครื่องมือใน Google Sheet ที่ช่วยสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก ให้อยู่ในรูปแบบตารางที่เข้าใจง่าย โดยสามารถจัดกลุ่ม คำนวณผลรวม ค่าเฉลี่ย นับจำนวน และเปรียบเทียบข้อมูลหลายมิติได้ในไม่กี่คลิก เหมาะสำหรับงานธุรกิจ เช่น สรุปยอดขาย วิเคราะห์ค่าใช้จ่าย และติดตามผลการดำเนินงาน
สร้าง Pivot Table ใน Google Sheet ทำยังไง?
1) เตรียมข้อมูลให้มี Header ครบทุกคอลัมน์ 2) เลือกข้อมูลทั้งหมดรวม Header 3) ไปที่เมนู Insert > Pivot table 4) เลือก Create in new sheet แล้วกด Create 5) ลากฟิลด์ไปวางใน Rows, Columns, Values ตามต้องการ 6) เลือกวิธีคำนวณ เช่น SUM, COUNT, AVERAGE
สร้าง Chart จาก Pivot Table ใน Google Sheet ได้ไหม?
ได้ โดยเลือกข้อมูลใน Pivot Table ที่ต้องการสร้างกราฟ จากนั้นไปที่ Insert > Chart แล้ว Google Sheet จะสร้างกราฟให้อัตโนมัติ สามารถเลือกประเภทกราฟได้ตามต้องการ เช่น Column Chart, Pie Chart, Line Chart หรือ Bar Chart เพื่อนำเสนอข้อมูลให้เข้าใจง่ายยิ่งขึ้น
Pivot Table กับ QUERY function ใน Google Sheet ต่างกันยังไง?
Pivot Table เหมาะสำหรับการสำรวจข้อมูลแบบ drag-and-drop ใช้ง่ายไม่ต้องเขียนสูตร เปลี่ยนมุมมองได้เร็ว แต่ไม่อัปเดตแบบ real-time ส่วน QUERY function เขียนเป็นสูตรในเซลล์ อัปเดตอัตโนมัติเมื่อข้อมูลเปลี่ยน ยืดหยุ่นกว่าแต่ต้องเรียนรู้ syntax การเขียน แนะนำให้ใช้ Pivot Table สำหรับวิเคราะห์เบื้องต้น แล้วค่อยใช้ QUERY เมื่อต้องการระบบอัตโนมัติ
บทความที่เกี่ยวข้อง
เชี่ยวชาญ Pivot Table - จากเริ่มต้นสู่มืออาชีพ
เทคนิคขั้นสูง Slicers, Timeline และ Calculated Fields แบบเจาะลึก