ออก Invoice ทุกครั้งต้องพิมพ์เองทั้งหมด — ชื่อลูกค้า ที่อยู่ รายการสินค้า คำนวณ VAT แล้วก็กลัวผิด ใช้เวลา 30 นาทีต่อใบ
Template Invoice ใน Google Sheets ที่สร้างเองครั้งเดียว ใช้ได้ทุกครั้ง — เลือกลูกค้า ราคาคำนวณเอง เลขที่รันอัตโนมัติ Export PDF ส่งได้ใน 5 นาที
ใช้ Excel อยู่? ย้ายมา Sheets ได้เลย
Invoice template ทำได้ทั้ง Excel และ Google Sheets — Sheets ได้เปรียบตรงที่แชร์ลิงก์ให้ลูกค้าดูได้ทันที และส่ง PDF ผ่าน Gmail ด้วย 1 ปุ่มโดยไม่ต้อง download
โครงสร้าง Invoice ที่ถูกต้อง
Invoice ที่ดีต้องมีครบ 3 ส่วน — ถ้าขาดส่วนไหนลูกค้าอาจจ่ายช้าหรือตีกลับ:
| ส่วน | ข้อมูลที่ต้องมี | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| Header บริษัท | ชื่อบริษัท, ที่อยู่, เลขภาษี, โทรศัพท์, อีเมล | Fixed ไม่เปลี่ยน |
| ข้อมูล Invoice | เลขที่ Invoice, วันที่ออก, วันครบกำหนด, ข้อมูลลูกค้า | เปลี่ยนทุกใบ |
| ตารางรายการ | ลำดับ, รายการ, จำนวน, ราคา/หน่วย, ราคารวม | คำนวณอัตโนมัติ |
| สรุปยอด | ยอดรวมก่อน VAT, VAT 7%, ยอดรวมสุทธิ | สูตรอัตโนมัติ |
| ช่องทางชำระ | ธนาคาร, เลขบัญชี, ชื่อบัญชี, เงื่อนไขการชำระ | Fixed ไม่เปลี่ยน |
สูตรสำคัญ 4 ตัว
ราคารวมต่อรายการ
C2=จำนวน, D2=ราคา/หน่วย — ลาก copy ลงมาทุกแถว จำนวนรายการเพิ่มได้ไม่จำกัด
คำนวณ VAT และยอดรวมสุทธิ
ใช้ ROUND เสมอ ไม่งั้น VAT อาจออกมา 1,050.000000001 แทนที่จะเป็น 1,050.00
VLOOKUP ดึงข้อมูลลูกค้าอัตโนมัติ
B3=รหัสลูกค้า, Sheet "ลูกค้า" เก็บ: รหัส | ชื่อ | ที่อยู่ | เลขภาษี — พิมพ์แค่รหัส ข้อมูลที่เหลือมาเอง ลดพิมพ์ผิด
เลขที่ Invoice รันอัตโนมัติ
นับแถวใน Sheet "ประวัติ" แล้วสร้างเลข เช่น INV-0023 — ทุกครั้งที่บันทึก Invoice ใหม่ เลขจะเพิ่มอัตโนมัติ ไม่ซ้ำกัน
Template Invoice — header ข้อมูลบริษัท + ตารางรายการ + สรุปยอด VAT
เทคนิคที่ทำให้ Invoice ดูมืออาชีพ
- ล็อก Print Area — Format → Define print area ให้ครอบแค่ Invoice ไม่ตัดหน้ากลางรายการ
- Protect Formula Cells — Lock เซลล์สูตรไว้ ป้องกันพิมพ์ทับ VAT โดยไม่ตั้งใจ
- Data Validation รายการสินค้า — ทำ Dropdown ชื่อสินค้า ราคา/หน่วยดึงมาเองด้วย VLOOKUP ลดพิมพ์ผิด
- วันครบกำหนดอัตโนมัติ — =วันที่ออก+30 หรือ +60 ตามเงื่อนไข ไม่ต้องนับเองทุกครั้ง
- บันทึกประวัติ Invoice — มี Sheet แยกเก็บ: เลขที่, วันที่, ลูกค้า, ยอดรวม, สถานะชำระ ดูยอดค้างได้ทันที
ตารางรายการ — VLOOKUP ดึงราคาอัตโนมัติ + VAT คำนวณเอง
ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อย
PDF ตัดหน้ากลางตาราง
ต้องตั้ง Print area ก่อน: View → Show → กด Define print area แล้วเลือกเฉพาะส่วน Invoice ถ้ารายการมากให้ Scale → Fit to 1 page wide
VAT ทศนิยมไม่ตรง เช่น 700.0000001
เกิดจาก floating point ใน spreadsheet — ใช้ ROUND(ยอดรวม*0.07, 2) เสมอ และ Format เซลล์เป็น Currency ไม่ใช่ Number
เลขที่ Invoice ซ้ำ
ถ้าใช้ COUNTA ต้องระวังลบแถวทดสอบออกให้หมดก่อนใช้จริง หรือใช้ MAX(ประวัติ!A:A)+1 แทน — MAX จะรันต่อจากเลขล่าสุดเสมอ
VLOOKUP หาลูกค้าไม่เจอ (#N/A)
ใช้ IFERROR ครอบ: =IFERROR(VLOOKUP(B3,ลูกค้า!A:D,2,FALSE),"") — ถ้าหาไม่เจอจะแสดงว่างแทน error แดง
Export PDF จาก Sheets — File → Download → PDF Document
ต้องการ Invoice Template พร้อมใช้?
มี Template Budget Tracker พร้อม Invoice log ติดตามสถานะชำระ ดูยอดค้างรวม แยกตามลูกค้า — Copy ไปแล้วใส่ข้อมูลบริษัทได้เลย
ดู Invoice & Budget Tracker Template →คำถามที่ถามบ่อย
ทำเลขที่ Invoice รันเองโดยไม่ซ้ำยังไง?
เก็บประวัติใน Sheet แยก แล้วใช้ =MAX(ประวัติ!A:A)+1 — จะรันต่อจากเลขล่าสุดเสมอ แม้จะลบ Invoice เก่าออกก็ไม่วนซ้ำ
ส่ง Invoice PDF ทาง Gmail อัตโนมัติได้ไหม?
ได้ครับ ใช้ Apps Script — GmailApp.sendEmail() แนบ PDF ที่ Export จาก Sheet ทำเป็นปุ่มในไฟล์ กดครั้งเดียวส่งได้เลย ไม่ต้อง download แล้วแนบไฟล์เอง
Invoice ต้องมี digital signature ไหม?
สำหรับ B2B ทั่วไปไม่จำเป็นครับ — PDF Invoice ที่มีข้อมูลครบ + ลายเซ็นสแกน ใช้ได้ในทางปฏิบัติ สัญญาขนาดใหญ่หรือราชการค่อยพิจารณา e-Signature เพิ่มเติม
ต่างจากใบเสนอราคา (Quotation) ยังไง?
Quotation ออกก่อน = ขอความเห็นชอบราคา, Invoice ออกหลัง = เรียกเก็บเงิน ใช้ template เดียวกันได้ แค่เปลี่ยน header จาก "ใบเสนอราคา" เป็น "ใบแจ้งหนี้"
ทำ Invoice หลายสกุลเงินได้ไหม?
ได้ครับ — เพิ่มเซลล์ dropdown เลือกสกุลเงิน (THB/USD/EUR) แล้วใช้ IF เปลี่ยน symbol และ VAT rate ได้เลย ถ้าต้องการอัตราแลกเปลี่ยน real-time ใช้ GOOGLEFINANCE("CURRENCY:USDTHB")