จัดตารางเวรพนักงานนี่ปวดหัวมากครับ โดยเฉพาะถ้ามีหลายคนหลายกะ จัดด้วยมือก็ผิดบ่อย ซ้ำซ้อนบ้าง ลืมนับชั่วโมงบ้าง ยุ่งไปหมด
เทมเพลต Employee Schedule ตัวนี้ช่วยได้ครับ จัดตารางเวร คำนวณชั่วโมง ดูวันลา ครบจบในไฟล์เดียว เจ้าของร้าน ผู้จัดการ หัวหน้างาน HR ใครก็ใช้ได้ ใช้ได้ทันทีครับ
เทมเพลตนี้มีอะไรบ้าง?
- ระบบจัดตารางเวลาทำงานรายสัปดาห์และรายเดือน
- การคำนวณชั่วโมงทำงานอัตโนมัติรวมถึง OT
- ระบบติดตามวันลาและวันหยุดนักขัตฤกษ์
- การจัดการกะทำงานพร้อม Dropdown เลือกกะ
ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้ฟรี
กดใช้ได้ครับ มีสูตร + ข้อมูลตัวอย่าง + Dashboard พร้อมใช้งาน
ตัวอย่าง Dashboard
Dashboard สรุปตารางเวรพนักงาน พร้อมภาพรวมรายสัปดาห์
เนื้อหาในบทความ
ดาวน์โหลดเทมเพลต Employee Schedule
กดปุ่มด้านล่างนะ เลือก Employee Schedule แล้ว Copy ไปใน Google Drive ได้เลย
Copy เสร็จแล้วทำตามขั้นตอนด้านล่างนะ ปรับให้เหมาะกับทีมของเรา
ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่ารายชื่อพนักงาน
มากรอกข้อมูลพนักงานกันก่อนนะ ใส่ให้ครบ ข้อมูลนี้จะเป็นฐานสำหรับจัดตารางและคำนวณชั่วโมงทำงานในขั้นตอนถัดไป
ข้อมูลพนักงานที่ต้องกรอก
| คอลัมน์ | คำอธิบาย | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| รหัสพนักงาน | รหัสประจำตัวพนักงาน | EMP001 |
| ชื่อ-นามสกุล | ชื่อเต็มของพนักงาน | สมชาย ใจดี |
| แผนก | แผนกที่สังกัด | ฝ่ายขาย |
| ตำแหน่ง | ตำแหน่งงาน | พนักงานขาย |
| กะทำงานปกติ | กะที่ทำงานเป็นประจำ | กะเช้า (08:00-17:00) |
วิธีเพิ่มพนักงานใหม่
ขั้นตอนการเพิ่ม
- เปิดชีต "รายชื่อพนักงาน"
- กรอกข้อมูลในแถวถัดไป
- Dropdown ในตารางจะอัปเดตอัตโนมัติ
- ตรวจสอบว่ารหัสพนักงานไม่ซ้ำกัน
ข้อมูลที่ควรระวัง
- รหัสพนักงานต้องไม่ซ้ำ
- สะกดชื่อให้ถูกต้อง
- ระบุแผนกให้ตรงกับที่มี
- เลือกกะทำงานปกติให้ครบ
Tip!
จัดเรียงพนักงานตามแผนกจะช่วยให้มองภาพรวมได้ง่ายขึ้น และเมื่อต้องจัดกะทำงานจะสามารถดูจำนวนคนในแต่ละแผนกได้สะดวก
ขั้นตอนที่ 2: สร้างตารางเวลาทำงานรายสัปดาห์และรายเดือน
ส่วนนี้คือหัวใจเลย -- กำหนดว่าใครทำงานวันไหน กะอะไร แล้วก็ดูภาพรวมตารางเวลาของทุกคนได้ในที่เดียว
โครงสร้างตารางรายสัปดาห์
ตารางรายสัปดาห์แสดงข้อมูลเป็นแถวตามรายชื่อพนักงาน และคอลัมน์ตามวันในสัปดาห์ (จันทร์-อาทิตย์) ในแต่ละช่องให้เลือกกะทำงานจาก Dropdown หรือระบุว่าเป็นวันหยุด
ตารางรายสัปดาห์
- เหมาะกับธุรกิจที่ตารางเปลี่ยนทุกสัปดาห์
- เห็นภาพรวมทั้งสัปดาห์ในหน้าเดียว
- จัดสรรคนได้ง่ายตามช่วงเวลา
- เหมาะกับร้านอาหาร ร้านค้าปลีก
ตารางรายเดือน
- เหมาะกับธุรกิจที่ตารางค่อนข้างคงที่
- วางแผนล่วงหน้าได้ทั้งเดือน
- เห็นจำนวนวันทำงานรวมของแต่ละคน
- เหมาะกับออฟฟิศ โรงงาน โรงพยาบาล
วิธีกรอกตารางเวลา
เลือกสัปดาห์หรือเดือนที่ต้องการ
เปิดชีตตารางเวลาแล้วเลือกช่วงเวลาที่ต้องการจัดตาราง
คลิกที่ช่องของพนักงานในวันที่ต้องการ
แต่ละช่องคือจุดตัดระหว่างพนักงาน (แถว) กับวันที่ (คอลัมน์)
เลือกกะทำงานจาก Dropdown
เลือกกะที่ต้องการ เช่น กะเช้า กะบ่าย กะดึก หรือวันหยุด ไม่ต้องพิมพ์เอง
ตรวจสอบจำนวนคนในแต่ละกะ
ดูแถวสรุปด้านล่างเพื่อตรวจสอบว่าแต่ละกะมีพนักงานเพียงพอ
ขั้นตอนที่ 3: จัดการกะทำงาน
เทมเพลตมีกะพื้นฐานมาให้แล้ว แต่ปรับแต่งได้ตามใจนะ แต่ละกะมีเวลาเริ่มและเวลาสิ้นสุดชัดเจน ระบบจะคำนวณชั่วโมงทำงานให้อัตโนมัติ
กะทำงานที่ตั้งค่าไว้
กะเช้า
- เวลา: 08:00 - 17:00
- ชั่วโมงทำงาน: 8 ชั่วโมง
- พักเที่ยง: 1 ชั่วโมง
- เหมาะกับ: ออฟฟิศทั่วไป
กะบ่าย
- เวลา: 14:00 - 23:00
- ชั่วโมงทำงาน: 8 ชั่วโมง
- พัก: 1 ชั่วโมง
- เหมาะกับ: ร้านค้า ร้านอาหาร
กะดึก
- เวลา: 22:00 - 07:00
- ชั่วโมงทำงาน: 8 ชั่วโมง
- พัก: 1 ชั่วโมง
- เหมาะกับ: โรงงาน โรงพยาบาล
วิธีเพิ่มหรือแก้ไขกะทำงาน
- เปิดชีต "ตั้งค่ากะทำงาน"
- กรอกชื่อกะ เวลาเริ่ม เวลาสิ้นสุด และเวลาพัก
- ระบบจะคำนวณชั่วโมงทำงานสุทธิให้อัตโนมัติ
- Dropdown ในตารางเวลาจะอัปเดตตามอัตโนมัติ
Tip!
ตั้งชื่อกะให้สั้นและชัดเจน เช่น "เช้า" "บ่าย" "ดึก" เพราะชื่อที่สั้นจะแสดงผลได้ดีในตารางที่มีหลายคอลัมน์ หลีกเลี่ยงการใช้ชื่อยาวเกินไปเพราะจะทำให้ตารางอ่านยาก
ขั้นตอนที่ 4: ติดตามวันลาและวันหยุด
นอกจากการจัดตารางทำงานแล้ว เทมเพลตยังมีระบบติดตามวันลาและวันหยุดนักขัตฤกษ์ ช่วยให้เราเห็นภาพรวมว่าพนักงานแต่ละคนเหลือวันลาอีกกี่วัน และมีใครลาในช่วงเวลาเดียวกันบ้าง
ประเภทวันลา
- ลาป่วย
- ลากิจ
- ลาพักร้อน
- วันหยุดนักขัตฤกษ์
- ลาอื่นๆ (ปรับแต่งได้)
สิทธิ์วันลาตามกฎหมาย
- ลาป่วย: ไม่เกิน 30 วัน/ปี
- ลากิจ: ไม่เกิน 3 วัน/ปี (ได้ค่าจ้าง)
- ลาพักร้อน: ตามข้อตกลง (ขั้นต่ำ 6 วัน/ปี)
- วันหยุดนักขัตฤกษ์: ไม่น้อยกว่า 13 วัน/ปี
วิธีบันทึกวันลา
เปิดชีตติดตามวันลา
คลิกที่แท็บ "วันลา" ที่ด้านล่างของหน้าจอ
เลือกพนักงานและประเภทวันลา
เลือกจาก Dropdown รายชื่อพนักงานและประเภทการลา
ระบุวันที่เริ่มและวันที่สิ้นสุด
ระบบจะคำนวณจำนวนวันลาให้อัตโนมัติและหักจากสิทธิ์คงเหลือ
Tip!
กรอกวันหยุดนักขัตฤกษ์ของทั้งปีไว้ล่วงหน้าในชีตตั้งค่า เพื่อให้ระบบนับวันลาได้ถูกต้องและไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์ซ้ำซ้อนกับวันลาปกติ
ขั้นตอนที่ 5: คำนวณชั่วโมงทำงานอัตโนมัติ
เทมเพลตจะคำนวณชั่วโมงทำงานของพนักงานแต่ละคนให้อัตโนมัติ โดยดึงข้อมูลจากตารางเวลาและกะทำงานที่กำหนดไว้ ช่วยให้เราเห็นสถิติการทำงานได้ทันที
ข้อมูลที่คำนวณอัตโนมัติ
- ชั่วโมงทำงานรวมต่อสัปดาห์
- ชั่วโมงทำงานรวมต่อเดือน
- จำนวนวันทำงาน
- ชั่วโมงทำงานล่วงเวลา (OT)
สรุปรายแผนก
- ชั่วโมงทำงานรวมของแผนก
- จำนวนพนักงานที่เข้างานต่อวัน
- สถิติการลาของแผนก
- เปรียบเทียบกะทำงานแต่ละแผนก
วิธีอ่านสรุปชั่วโมงทำงาน
ชั่วโมงปกติ (สีเขียว)
แสดงว่าพนักงานทำงานตามชั่วโมงที่กำหนด ไม่มี OT สำหรับงานปกติ 5 วัน/สัปดาห์ จะอยู่ที่ 40 ชั่วโมง/สัปดาห์
ชั่วโมงเกิน (สีเหลือง)
แสดงว่าพนักงานทำงานเกินชั่วโมงปกติ ส่วนที่เกินจะถูกนับเป็น OT ตามกฎหมายต้องจ่ายค่าล่วงเวลาเพิ่ม
ชั่วโมงไม่ครบ (สีแดง)
แสดงว่าพนักงานทำงานไม่ครบตามชั่วโมงที่กำหนด อาจเนื่องจากลาหรือขาดงาน ควรตรวจสอบสาเหตุและบันทึกวันลาให้ครบถ้วน
สูตรที่ใช้ในเทมเพลต
เทมเพลตนี้ใช้สูตร Google Sheets ที่ทำงานร่วมกันเพื่อสร้างระบบจัดตารางเวลาอัตโนมัติ ด้านล่างคือสูตรหลักที่ใช้ พร้อมคำอธิบายว่าแต่ละสูตรทำหน้าที่อะไร
SUM - รวมชั่วโมงทำงาน
หน้าที่: รวมชั่วโมงทำงานทั้งหมดของพนักงานในแต่ละสัปดาห์ โดยรวมค่าจากทุกวัน (จันทร์ถึงอาทิตย์) เข้าด้วยกัน
ตัวอย่าง: ถ้าทำงานวันจันทร์-ศุกร์ วันละ 8 ชั่วโมง สูตรจะคืนค่า 40
COUNTA - นับจำนวนวันทำงาน
หน้าที่: นับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูล (ไม่ว่าง) ในแถวของพนักงาน ใช้สำหรับนับว่าพนักงานเข้างานกี่วันในสัปดาห์นั้น
ตัวอย่าง: ถ้ากรอกกะทำงาน 5 วัน เว้น 2 วัน สูตรจะคืนค่า 5
IF - ตรวจสอบเงื่อนไข OT และวันลา
หน้าที่: ตรวจสอบว่าชั่วโมงทำงานรวมเกิน 40 ชั่วโมง/สัปดาห์หรือไม่ ถ้าเกินจะคำนวณชั่วโมง OT ถ้าไม่เกินจะแสดงค่า 0
ตัวอย่าง: ถ้าทำงาน 48 ชั่วโมง สูตรจะคืนค่า 8 (ชั่วโมง OT)
Data Validation - Dropdown เลือกกะทำงาน
หน้าที่: สร้าง Dropdown ให้เลือกกะทำงานและประเภทวันลาแทนการพิมพ์เอง ป้องกันการพิมพ์ผิดซึ่งจะทำให้สูตรคำนวณไม่ถูกต้อง
Dropdown จะดึงรายการจากชีตตั้งค่ากะทำงานโดยอัตโนมัติ เมื่อเพิ่มกะใหม่ก็จะแสดงใน Dropdown ทันที
เคล็ดลับการจัดตารางเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
จัดตารางเวรไม่ใช่แค่ลงกะให้ครบนะ ต้องดูความเป็นธรรม ประสิทธิภาพทีม และกฎหมายแรงงานด้วย ลองทำตามนี้ดู
จัดตารางล่วงหน้าอย่างน้อย 1 สัปดาห์
แจ้งตารางให้พนักงานทราบล่วงหน้าเพื่อให้วางแผนชีวิตส่วนตัวได้ การแจ้งกะกะทันหันจะทำให้พนักงานไม่พอใจและอาจเกิดปัญหาการลาฉุกเฉิน
กระจายกะดึกให้ทั่วถึง
อย่าให้พนักงานคนเดียวทำกะดึกทุกสัปดาห์ ควรหมุนเวียนอย่างยุติธรรม ใช้ตารางรายเดือนเพื่อตรวจสอบว่าแต่ละคนทำกะดึกเท่ากัน
ให้พักระหว่างกะอย่างน้อย 8 ชั่วโมง
ตามกฎหมายแรงงาน พนักงานต้องมีเวลาพักระหว่างกะอย่างเพียงพอ อย่าจัดให้ทำกะดึกแล้วต่อกะเช้าในวันรุ่งขึ้นทันที
ตรวจสอบจำนวนพนักงานต่อกะ
ดูแถวสรุปด้านล่างของตารางเพื่อให้แน่ใจว่าทุกกะมีพนักงานเพียงพอ โดยเฉพาะช่วงวันหยุดยาวหรือเทศกาลที่มีคนลาหลายคนพร้อมกัน
ใช้ Google Sheets บนมือถือเพื่อตรวจสอบตาราง
แชร์ตารางเวลาให้พนักงานทุกคนดูได้ผ่าน Google Sheets พนักงานจะเห็นตารางของตัวเองได้ทันทีบนมือถือโดยไม่ต้องรอหัวหน้าแจ้ง
พร้อมจัดตารางเวรให้เป็นระบบแล้วใช่ไหม?
โหลดเทมเพลต Employee Schedule ไปใช้ได้ฟรีครับ!
ลองใช้เทมเพลตนี้ดูนะ — ฟรี ไม่ต้องสมัครสมาชิก
กดใช้เทมเพลตฟรี →คำถามที่พบบ่อย
เทมเพลต Employee Schedule ใช้งานฟรีหรือไม่?
ฟรีครับ! แค่เข้าไปที่หน้าเทมเพลตของ Google Sheet Style แล้วกด Copy ไปใช้ได้เลย
เพิ่มพนักงานและกะทำงานเองได้ไหม?
ได้ครับ! เพิ่ม ลบ หรือแก้ไขรายชื่อในชีตรายชื่อพนักงาน แล้ว Dropdown ในตารางเวลาจะอัปเดตตามให้อัตโนมัติ
เทมเพลตนี้ใช้สูตรอะไรบ้าง?
สูตรหลักที่ใช้คือ SUM สำหรับรวมชั่วโมงทำงาน, COUNTA สำหรับนับจำนวนวันที่เข้างาน, IF สำหรับตรวจสอบเงื่อนไขการทำงานล่วงเวลาและวันลา และ Data Validation สำหรับ Dropdown เลือกกะทำงานและประเภทวันลา
บทความที่เกี่ยวข้อง
คู่มือเทมเพลตติดตามรายรับ-รายจ่าย
สอนใช้เทมเพลต Budget Tracker บันทึกรายรับ-รายจ่าย พร้อม Dashboard สรุปการเงิน