HR ต้องนั่งคำนวณ OT ให้พนักงานทุกคนปลายเดือน ตัวเลขผิดพลาดบ่อย ทะเลาะกับพนักงานเรื่องชั่วโมงทำงาน
Timesheet ใน Google Sheets ให้พนักงาน check-in check-out เอง คำนวณชั่วโมงและ OT อัตโนมัติ ทุกคนเห็นตัวเลขเดียวกัน
ใช้ Excel อยู่? สูตรเหมือนกัน
TIME(), HOUR(), MINUTE() ทำงานเหมือนกันทั้ง Excel และ Sheets ข้อดีของ Sheets คือพนักงานกรอกเวลาผ่านมือถือได้เลย
โครงสร้างและสูตร Timesheet
| Column | ข้อมูล | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| A | วันที่ | 1/5/2025 |
| B | เวลาเข้า | 09:00 (Time format) |
| C | เวลาออก | 18:30 |
| D | ชั่วโมงทำงาน | สูตรคำนวณ |
| E | ชั่วโมง OT | สูตรคำนวณ |
| F | หมายเหตุ | ลาครึ่งวัน, ทำงานที่บ้าน |
คำนวณชั่วโมงทำงาน
C2=เวลาออก, B2=เวลาเข้า — คูณ 24 เพราะ Sheets เก็บเวลาเป็นส่วนของวัน (1 วัน = 1.0)
คำนวณ OT (เกิน 8 ชั่วโมง)
D2=ชั่วโมงทำงาน — ถ้าทำงานน้อยกว่า 8 ชม. OT=0, ถ้ามากกว่าจะคำนวณส่วนที่เกิน
สรุปรวมชั่วโมงทั้งเดือน
รวมชั่วโมงเฉพาะเดือนที่ต้องการ ไม่ต้องเลือกแถวเอง
คำนวณค่าแรง OT
OT ตามกฎหมาย = 1.5 เท่าของค่าแรงปกติ — แก้ค่า 1.5 เป็น 3 สำหรับ OT วันหยุด
Timesheet พร้อม Dashboard สรุปชั่วโมงและ OT ต่อเดือน
เทคนิคที่ใช้บ่อย
- Data Validation เวลา — ใส่ Validation ว่าต้องเป็น Time format ป้องกันพิมพ์ผิด
- Conditional Formatting วันหยุด — ไฮไลท์เสาร์อาทิตย์สีต่างออกมาเพื่อดู OT วันหยุดได้ง่าย
- Google Form สำหรับ check-in — ให้พนักงานกรอกเวลาผ่าน Form → ข้อมูลเข้า Sheets อัตโนมัติ ไม่ต้องส่ง Excel กัน
- แยก Sheet ต่อเดือน — Duplicate Sheet ทุกต้นเดือน เพื่อประวัติไม่ปนกัน
Error ที่เจอบ่อย
ชั่วโมงได้เป็นทศนิยมแปลกๆ เช่น 8.5
ถูกต้องแล้ว 8.5 หมายถึง 8 ชั่วโมง 30 นาที — ถ้าอยากให้แสดง "8:30" ให้ Format เป็น [h]:mm แทน
เวลาออกน้อยกว่าเวลาเข้า (ทำงานข้ามวัน)
ใช้ =IF(C2<B2, C2+1-B2, C2-B2)*24 เพื่อจัดการกรณีทำงานข้ามเที่ยงคืน
เวลาเป็น text ไม่ใช่ Time
ตรวจด้วย =ISNUMBER(B2) ถ้าได้ FALSE แสดงว่าเป็น text ต้องแปลงเป็น Time format ก่อน
ต้องการ Employee Schedule Template พร้อมใช้?
มี Template ตารางเวลาทำงาน พร้อม Timesheet คำนวณ OT และ Dashboard สรุปต่อเดือน
ดู Employee Schedule Template →คำถามที่ถามบ่อย
Timesheet Sheets เหมาะกับ Freelance ไหม?
เหมาะมาก — ใช้บันทึกชั่วโมงต่อโปรเจค คำนวณค่าจ้างอัตโนมัติ และสร้าง invoice summary ได้
พนักงานหลายคนใช้ Timesheet เดียวกันได้ไหม?
ได้ — เพิ่มคอลัมน์ชื่อพนักงาน แล้วใช้ SUMIF กรองชั่วโมงต่อคน หรือแยก Sheet ต่อคนถ้าต้องการความเป็นส่วนตัว
ส่ง Timesheet ให้ลูกค้า approve ได้ยังไง?
Share → Specific people → ให้ลูกค้าดูได้อย่างเดียว หรือ Download เป็น PDF แล้วส่งทาง email