เก็บใบเสร็จไว้กองพะเนิน ยื่นเบิกปลายเดือน บัญชีถามว่ามีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง จำไม่ได้ หายังไม่ครบ
Expense Report ใน Google Sheets บันทึกทุกรายการทันทีที่จ่าย แนบรูปใบเสร็จ สรุปยอดอัตโนมัติ เบิกได้ครบ ไม่มีหาย
ทำใน Excel ได้เหมือนกัน
Sheets ได้เปรียบตรงแนบรูปใบเสร็จใน Drive ได้ทันที และเข้าถึงจากมือถือได้เลย ไม่ต้องรอกลับถึงออฟฟิศ
โครงสร้าง Expense Report ที่บัญชีชอบ
| Column | ข้อมูล | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| A | วันที่ | วันที่จ่ายจริง |
| B | รายการ | อธิบายสั้นๆ ว่าจ่ายอะไร |
| C | หมวดหมู่ | Dropdown: เดินทาง/อาหาร/อุปกรณ์/อื่นๆ |
| D | จำนวนเงิน | บาท ไม่รวม VAT |
| E | VAT 7% | =D*0.07 (ถ้ามีใบกำกับภาษี) |
| F | รวม | =D+E |
| G | Link ใบเสร็จ | URL รูปใน Google Drive |
สูตรและระบบที่ต้องมี
สรุปยอดต่อหมวดหมู่
รวมค่าใช้จ่ายเฉพาะหมวด "เดินทาง" — เปลี่ยน text เป็นหมวดอื่นได้เลย
สรุปยอดรวมเดือนนี้
รวมค่าใช้จ่ายเดือนปัจจุบันอัตโนมัติ ไม่ต้องเปลี่ยนสูตรทุกเดือน
แนบรูปใบเสร็จผ่าน Google Drive
ถ่ายรูปใบเสร็จ → Upload ลง Google Drive → Copy link → วางใน Column G
ตั้ง Share Drive folder เป็น "Anyone with link can view" เฉพาะ folder ใบเสร็จ เพื่อให้บัญชีเปิดดูได้
Budget vs Actual
เห็นทันทีว่าใช้ไปเท่าไหร่ เหลืออีกเท่าไหร่ ก่อนเกินงบ
Expense Report สรุปค่าใช้จ่ายต่อหมวดหมู่ พร้อม Budget vs Actual
เทคนิคทำ Expense Report ให้ครบ
- บันทึกทันทีที่จ่าย — เปิด Sheets บนมือถือ กรอกทันที อย่ารอรวบปลายเดือน จำไม่ได้
- Dropdown หมวดหมู่ — Data Validation ป้องกันพิมพ์ผิด ทำให้ SUMIF ทำงานถูกต้อง
- Lock บรรทัดสูตร — Protect ranges ไม่ให้แก้แถว summary โดยไม่ตั้งใจ
- Export เป็น PDF ก่อนยื่น — File → Download → PDF เพื่อให้ format ไม่เปลี่ยนเมื่อบัญชีเปิด
ข้อผิดพลาดที่ทำให้บัญชีปฏิเสธ
ไม่มีวันที่ หรือวันที่เป็น text
บัญชีต้องการ timestamp ชัดเจน ตรวจว่า column วันที่เป็น Date จริงด้วย =ISNUMBER(A2)
ลืมแนบใบเสร็จ
ใช้ Conditional Formatting ไฮไลท์แถวที่ Column G ว่าง เพื่อเตือนว่ายังไม่ได้แนบใบเสร็จ
รวม VAT ผิด
ใบเสร็จบางใบรวม VAT แล้ว บางใบไม่รวม ต้องดูให้ชัดก่อนกรอก ถ้าใบกำกับภาษีระบุ "ราคารวมภาษี" ไม่ต้องบวก VAT เพิ่ม
ต้องการ Template Budget Tracker พร้อมใช้?
มี Template ติดตามรายรับ-รายจ่าย พร้อม Expense Report Dashboard — Copy ไปใช้แล้วแค่กรอกข้อมูล
ดู Budget Tracker Template →คำถามที่ถามบ่อย
Expense Report ต้องมีหมวดอะไรบ้าง?
ขึ้นอยู่กับบริษัท แต่หมวดที่ใช้บ่อยคือ เดินทาง (taxi/บินเครื่อง), อาหาร/ต้อนรับ, อุปกรณ์สำนักงาน, ค่าสื่อสาร, ฝึกอบรม
ทำ Expense Report รองรับหลายสกุลเงินได้ไหม?
ได้ — เพิ่มคอลัมน์สกุลเงินและอัตราแลกเปลี่ยน แล้วคำนวณเป็นบาทในคอลัมน์ถัดไป =จำนวน*อัตราแลกเปลี่ยน
Submit ให้ผู้จัดการ approve ผ่าน Sheets ได้ไหม?
ได้ — เพิ่มคอลัมน์ "สถานะ" ที่ผู้จัดการเปลี่ยนเป็น "อนุมัติ" / "ปฏิเสธ" และ Protect ไม่ให้ผู้ยื่นแก้ไขหลัง submit