เก็บใบเสร็จไว้กองพะเนิน ยื่นเบิกปลายเดือน บัญชีถามว่ามีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง จำไม่ได้ หายังไม่ครบ
Expense Report ใน Google Sheets บันทึกทุกรายการทันทีที่จ่าย แนบรูปใบเสร็จ สรุปยอดอัตโนมัติ เบิกได้ครบ ไม่มีหาย
ทำใน Excel ได้เหมือนกัน
Sheets ได้เปรียบตรงแนบรูปใบเสร็จใน Drive ได้ทันที และเข้าถึงจากมือถือได้เลย ไม่ต้องรอกลับถึงออฟฟิศ
โครงสร้าง Expense Report ที่บัญชีชอบ
| Column | ข้อมูล | หมายเหตุ |
|---|---|---|
| A | วันที่ | วันที่จ่ายจริง |
| B | รายการ | อธิบายสั้นๆ ว่าจ่ายอะไร |
| C | หมวดหมู่ | Dropdown: เดินทาง/อาหาร/อุปกรณ์/อื่นๆ |
| D | จำนวนเงิน | บาท ไม่รวม VAT |
| E | VAT 7% | =D*0.07 (ถ้ามีใบกำกับภาษี) |
| F | รวม | =D+E |
| G | Link ใบเสร็จ | URL รูปใน Google Drive |
สูตรและระบบที่ต้องมี
สรุปยอดต่อหมวดหมู่
รวมค่าใช้จ่ายเฉพาะหมวด "เดินทาง" — เปลี่ยน text เป็นหมวดอื่นได้เลย
สรุปยอดรวมเดือนนี้
รวมค่าใช้จ่ายเดือนปัจจุบันอัตโนมัติ ไม่ต้องเปลี่ยนสูตรทุกเดือน
แนบรูปใบเสร็จผ่าน Google Drive
ถ่ายรูปใบเสร็จ → Upload ลง Google Drive → Copy link → วางใน Column G
ตั้ง Share Drive folder เป็น "Anyone with link can view" เฉพาะ folder ใบเสร็จ เพื่อให้บัญชีเปิดดูได้
Budget vs Actual
เห็นทันทีว่าใช้ไปเท่าไหร่ เหลืออีกเท่าไหร่ ก่อนเกินงบ
เทคนิคทำ Expense Report ให้ครบ
- บันทึกทันทีที่จ่าย — เปิด Sheets บนมือถือ กรอกทันที อย่ารอรวบปลายเดือน จำไม่ได้
- Dropdown หมวดหมู่ — Data Validation ป้องกันพิมพ์ผิด ทำให้ SUMIF ทำงานถูกต้อง
- Lock บรรทัดสูตร — Protect ranges ไม่ให้แก้แถว summary โดยไม่ตั้งใจ
- Export เป็น PDF ก่อนยื่น — File → Download → PDF เพื่อให้ format ไม่เปลี่ยนเมื่อบัญชีเปิด
ข้อผิดพลาดที่ทำให้บัญชีปฏิเสธ
ไม่มีวันที่ หรือวันที่เป็น text
บัญชีต้องการ timestamp ชัดเจน ตรวจว่า column วันที่เป็น Date จริงด้วย =ISNUMBER(A2)
ลืมแนบใบเสร็จ
ใช้ Conditional Formatting ไฮไลท์แถวที่ Column G ว่าง เพื่อเตือนว่ายังไม่ได้แนบใบเสร็จ
รวม VAT ผิด
ใบเสร็จบางใบรวม VAT แล้ว บางใบไม่รวม ต้องดูให้ชัดก่อนกรอก ถ้าใบกำกับภาษีระบุ "ราคารวมภาษี" ไม่ต้องบวก VAT เพิ่ม
ต้องการ Template Budget Tracker พร้อมใช้?
มี Template ติดตามรายรับ-รายจ่าย พร้อม Expense Report Dashboard — Copy ไปใช้แล้วแค่กรอกข้อมูล
ดู Budget Tracker Template →คำถามที่ถามบ่อย
Expense Report ต้องมีหมวดอะไรบ้าง?
ขึ้นอยู่กับบริษัท แต่หมวดที่ใช้บ่อยคือ เดินทาง (taxi/บินเครื่อง), อาหาร/ต้อนรับ, อุปกรณ์สำนักงาน, ค่าสื่อสาร, ฝึกอบรม
ทำ Expense Report รองรับหลายสกุลเงินได้ไหม?
ได้ — เพิ่มคอลัมน์สกุลเงินและอัตราแลกเปลี่ยน แล้วคำนวณเป็นบาทในคอลัมน์ถัดไป =จำนวน*อัตราแลกเปลี่ยน
Submit ให้ผู้จัดการ approve ผ่าน Sheets ได้ไหม?
ได้ — เพิ่มคอลัมน์ "สถานะ" ที่ผู้จัดการเปลี่ยนเป็น "อนุมัติ" / "ปฏิเสธ" และ Protect ไม่ให้ผู้ยื่นแก้ไขหลัง submit